La façon dont nous interagissons avec la technologie évolue lentement vers des modes plus naturels et conversationnels. Il ne s'agit plus d'une conversation à sens unique entre vous et votre appareil, mais d'un dialogue. Vous lui parlez comme à un autre être humain et il réagit en conséquence.
Cet article a pour but de vous aider à créer un assistant virtuel employé que les gens aimeront utiliser. Gardez à l'esprit que l'objectif principal que vous voulez viser est l'efficacité de votre assistant virtuel (le % de questions qu'il peut traiter automatiquement avec succès). Toutefois, l'apparence, le ton et la convivialité de l'assistant virtuel sont primordiaux pour que votre assistant soit utilisé, ce qui doit être votre priorité absolue. Découvrez comment rendre votre Assistant Virtuel séduisant et offrir à vos employés un effet WAOU lorsqu'ils l'utilisent.
Tout d'abord, définissez précisément votre cas d'utilisation : un assistant virtuel est un outil qui sert un objectif.
L'assistant virtuel que les gens aiment utiliser est un agent adapté à leurs besoins. C'est pourquoi vous devez avant tout vous concentrer sur les besoins de votre employé.
Les assistants virtuels peuvent assumer de nombreux rôles : Aider à l'accueil, répondre aux questions sur la politique des RH, guider les logiciels, réaliser des enquêtes, etc. Mais dans tous ces cas, certains sembleront plus prioritaires que d'autres. Concentrez-vous sur les gains rapides pour maximiser l'adoption, puis investissez dans le reste du champ d'application.
Votre assistant virtuel doit faire des suggestions, être ouvert aux commentaires et être accessible.
La fonction de suggestion donne à l'utilisateur une meilleure idée de ce qu'il veut. Lorsqu'il tape sa question, l'assistant virtuel analyse l'intention de l'employé avant même qu'il n'appuie sur le bouton d'envoi et la complète automatiquement ou suggère des questions connexes pour guider l'utilisateur et maximiser les chances de transmettre la bonne réponse, un peu comme le ferait Google. La suggestion permet également à l'utilisateur de voir de nouveaux contenus auxquels il n'avait peut-être pas pensé auparavant mais qu'il aimerait voir apparaître à l'avenir.
La fonction "open-to-feedback" permet aux utilisateurs de donner leur avis sur ce qu'ils aiment ou n'aiment pas dans un domaine. Si un employé n'est pas satisfait d'une réponse fournie par l'assistant virtuel, en lui permettant d'expliquer pourquoi, votre équipe RH s'assurera que les informations sont à jour et que leur base de connaissances RH est qualitative.
Adoptez un ton de voix amical
Les assistants virtuels sont là pour aider, vous devez donc vous assurer qu'ils adoptent une voix d'aide, comme le ferait votre service d'assistance, afin de répondre aux attentes de vos employés. L'assistant virtuel doit toujours donner l'impression qu'il essaie d'aider l'employé en lui fournissant des réponses ou des solutions ou en passant par un agent réel lorsqu'il ne sait pas comment réagir à une interaction spécifique.
Un assistant virtuel doit également être capable d'écouter et de répondre de manière appropriée. Il est donc essentiel de ne pas se contenter de donner des ordres, mais de proposer des orientations de manière à ce que le public n'ait pas l'impression de recevoir des ordres.
En outre, vous devez définir un ton de voix pour votre assistant virtuel qui va au-delà du ton amical. Quel message voulez-vous faire passer à travers ce programme ? D'entreprise, détendu, attentionné ou sûr ? Ce facteur a un impact sur la façon dont les employés perçoivent votre assistant virtuel et leurs interactions.
Adapter votre assistant virtuel à la culture de votre entreprise
L'apparence et la personnalité de votre assistant virtuel peuvent être personnalisées pour refléter l'image de marque de votre société ou de votre entreprise.
Si votre entreprise compte des employés dans le monde entier, profitez des fonctionnalités de l'assistant virtuel qui prennent en charge plusieurs langues. En mettant les employés suffisamment à l'aise pour communiquer dans leur langue maternelle, vous contribuerez à créer immédiatement un environnement de travail plus cohérent.
Rendez votre assistant virtuel disponible sur plusieurs canaux.
Pour atteindre vos employés, l'assistant virtuel doit être accessible de là où ils se trouvent.
Configurez votre assistant virtuel sur les réseaux d'entreprise de votre société pour leur permettre de s'adresser directement à lui. Vous éviterez également les courriers électroniques, car les questions se poseront désormais sur les réseaux d'entreprise.
Si votre assistant virtuel a des tâches spécialisées comme l'assistance informatique ou l'accueil des logiciels, mettez-le à disposition sous forme de widget sur les applications logicielles afin que les employés puissent accéder à ces réponses là où ils en ont besoin - sur la page où ils se débattent. Ce sera un gain de temps considérable !
Enfin, faites en sorte que votre assistant virtuel soit disponible sur tout appareil utilisé par vos employés. Cela renforcera l'attachement qu'ils lui portent lorsqu'ils sauront qu'il sera là pour eux, quel que soit le type d'ordinateur ou d'appareil qu'ils utilisent.
Conclusion
En bref, votre assistant virtuel RH doit être efficace, attrayant et très facile à mettre en œuvre et à utiliser dans votre entreprise. Les mesures que vous prendrez détermineront si l'application de cette technologie deviendra un succès au sein de votre organisation. Avec les connaissances et la préparation adéquates, vous devriez être en mesure de créer un assistant virtuel qui stimulera votre activité en un rien de temps.
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